Registrar el cobro de una venta a crédito

Verificado en este sistema

🎬 Registrar el cobro de una venta a crédito

Acá no se hace con «Ingresar pago»

En otros Dolibarr el cobro se registra entrando a la factura del cliente. En INCADEX no hay facturas de cliente: las ventas llegan desde Breick como cierres diarios directo al Libro Mayor. Entonces el cobro se registra con un asiento.

Por qué hace falta

El cierre diario deja la parte no cobrada en 1120189 OTRAS CUENTAS POR COBRAR, con la cuenta auxiliar de la agencia. Esa cuenta solo baja si alguien registra el cobro.

Hoy no se está haciendo: la cuenta solo sube. Hay Bs 3.393.330,86 anotados como pendientes de cobro que en buena parte ya se cobraron. El balance muestra plata que ya entró como si todavía se debiera.

Paso a paso

1. Contabilidad → Libro Mayor → Nuevo registro — ver Cargar un asiento manual
2. Fecha: la del cobro
3. Diario: BQ si entró al banco, OD si fue a caja
4. Referencia: algo rastreable, por ejemplo COBRO-AL002-20260908
5. Dos líneas:

Cuenta	Auxiliar	Nombre	Debe	Haber
1110203		BANCO UNION M/NAL	47.961,40
1120189	AL002	OTRAS CUENTAS POR COBRAR		47.961,40

La cuenta auxiliar no es opcional

Si no ponés el mismo auxiliar (AL002, AG005…) que tenía la venta, la cuenta total cuadra pero la deuda de esa agencia queda mal. Es el dato que dice de quién era la deuda que se está cancelando.

Cobros parciales

Se registra el importe que entró, no el total. La diferencia queda pendiente en el mismo auxiliar.

Cómo verificar

Contabilidad → Balance de comprobación, filtrando la cuenta 1120189: el saldo tiene que haber bajado exactamente por lo cobrado. Y en el Libro Mayor, filtrando por auxiliar, se ve el movimiento de cada agencia.

Cuando la deuda no se va a cobrar

Parte de lo que se vende a crédito nunca se cobra. Contablemente eso no se puede ignorar: una cuenta por cobrar que no se va a cobrar no es un activo.

El plan tiene la cuenta para eso: 11203 CUENTAS INCOBRABLES.

La previsión: reconocerlo antes de que pase

No se espera a que la deuda sea definitivamente incobrable. Al cierre se estima qué parte del saldo por cobrar probablemente no se cobre y se reconoce como gasto:

Cuenta		Debe	Haber
52105xx	Gasto por incobrables	50.000,00
11203	CUENTAS INCOBRABLES (previsión)		50.000,00

La previsión es una cuenta de activo con saldo acreedor: resta de las cuentas por cobrar, igual que la depreciación acumulada resta del activo fijo.

Cuando se da por perdida de verdad

Se descarga contra la previsión, y no vuelve a ser gasto — ya se reconoció antes:

Cuenta		Debe	Haber
11203	CUENTAS INCOBRABLES	8.000,00
1120189	OTRAS CUENTAS POR COBRAR		8.000,00

Que el SIN lo acepte es otra cosa

Para que un incobrable sea deducible del IUE hay que poder demostrar la gestión de cobro. La previsión estimada sirve contablemente pero suele ser un gasto no deducible — por eso aparece en la conciliación del IUE. El criterio lo pone el contador.

Hoy esto no está pasando

Las cuentas por cobrar acumulan Bs 3.393.330,86 y nunca bajaron. No hay cobros registrados y tampoco previsión de incobrables. Ese saldo se está mostrando entero como activo bueno.

Lo que hay que definir antes

Esto es una decisión del contador, no del sistema:

• Quién registra los cobros y con qué frecuencia (¿diaria, junto con el cierre?)
• De dónde sale el dato del cobro: ¿del extracto bancario, de un reporte de Breick?
• Si conviene que Breick también mande los cobros como parte del cierre diario, y así no cargar nada a mano