Prorrateo de costos

Verificado en este sistema

🎬 Repartir el costo de una compra entre departamentos

Prorratear es repartir un costo entre varias áreas. Hay dos momentos distintos en que se hace, y se confunden seguido. Este manual los separa.

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Parte A — Al cargar la compra (esto es lo de todos los días)

Comprás algo que van a usar varias áreas y querés que el costo se divida entre ellas.

Cómo lo resuelve Dolibarr, sin programar nada

Dolibarr no tiene contabilidad analítica ni centros de costo: cada línea de factura va a una sola cuenta contable. Entonces el reparto se hace partiendo la factura en varias líneas, una por área, y ventilando cada una a su cuenta. Como en INCADEX el área ya está dentro del número de cuenta, con eso alcanza.

Paso a paso

Ejemplo: factura de energía eléctrica por Bs 10.000, que se reparte 40% planta, 35% prensado, 25% administración.

1. Cargá la factura de compra como siempre — ver Cargar una factura de compra

2. En vez de una línea de Bs 10.000, cargá tres líneas:

   Descripción	Importe
   Energía eléctrica — comunes planta (40%)	4.000,00
   Energía eléctrica — prensado (35%)	3.500,00
   Energía eléctrica — administración (25%)	2.500,00

3. Validá la factura

4. En Contabilidad → Ventilación → Facturas de proveedor, ventilá cada línea a su cuenta:

Cada línea de la factura espera que le digas a qué cuenta contable va.

Línea	Cuenta
Comunes planta	6110201
Prensado	6200201
Administración	5210201

5. Generá el asiento desde el Diario de compras

El resultado

Cuenta	Nombre	Debe	Haber
6110201	ENERGIA ELECTRICA — comunes planta	3.480,00
6200201	ENERGIA ELECTRICA — prensado	3.045,00
5210201	ENERGIA ELECTRICA — administración	2.175,00
1120701	IVA CRÉDITO FISCAL	1.300,00
2110101	CUENTAS POR PAGAR		10.000,00

(Los importes de gasto van sin IVA: Bs 10.000 menos el 13% de crédito fiscal.)

Ahorrarse el trabajo cada mes

Si el reparto se repite igual todos los meses, dejá cada producto o servicio con su cuenta fija en Contabilidad → Configuración → Cuenta contable por producto/servicio. Creá un “producto” por área (“Energía — prensado”, “Energía — administración”) y la ventilación sale sola.

Las nueve cuentas de un mismo gasto

En INCADEX el departamento está en el número de cuenta. Por eso no hace falta ningún módulo de centros de costo. Ejemplo con energía eléctrica:

Cuenta	Área
5210201	Administración
5310201	Comercialización
6110201	Comunes de planta
6200201	Prensado
6210201	Chocolate base
6220201	Rellenos
6230201	Producto intermedio
6240201	Envase primario
6310201	Órdenes de producción

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Parte B — Al cierre de mes (los costos comunes)

Durante el mes hay gastos que no se pueden asignar a un área cuando ocurren: el alquiler de toda la planta, el sueldo del jefe de producción. Van todos a las cuentas de comunes (611xxxx).

A fin de mes, esos comunes se reparten entre las áreas productivas según una base que define el contador.

Bases típicas

Base	Se usa para
Horas máquina	Energía, mantenimiento
Horas hombre	Supervisión, comedor
Metros cuadrados	Alquiler, limpieza, seguridad
Kilos producidos	Costos generales de planta

Paso a paso

1. Definir la base con el contador — esto no lo decide el sistema

2. Sacar el saldo de las cuentas de comunes: Contabilidad → Balance de comprobación, filtrando 611

3. Calcular el reparto en una planilla

4. Cargar un asiento manual en el diario OD que vacíe los comunes hacia las áreas:

   Cuenta	Nombre	Debe	Haber
   6200301	PRORRATEADOS — prensado	4.500,00
   6210301	PRORRATEADOS — chocolate base	3.200,00
   6220301	PRORRATEADOS — rellenos	2.300,00
   6110201	ENERGIA ELECTRICA — comunes		10.000,00

Las cuentas ya existen

El plan de cuentas de INCADEX ya trae las cuentas terminadas en …0301 “PRORRATEADOS” por área, creadas y vacías, esperando exactamente este asiento. Lo que falta es que el contador defina la base.

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Cuál de las dos necesitás

Tu caso	Andá a
“Compré algo y lo usan tres áreas”	Parte A
“Tengo gastos comunes acumulados y hay que repartirlos a fin de mes”	Parte B